La gestion d'une résidence est un lourd travail, pour se faire il faut avoir dans son conseil syndical des copropriétaires investis et n'ayant pas peur de donner de leur personne.
Il faut déjà différencier les différents profils, souvent vous aurez des personnes souhaitant simplement avoir des informations avant les autres, d'autres qui penseront que vu qu'ils ont des "grandes gueules" ça évitera des augmentations de charges et des gens qui viendront pensant que la tache est facile et qui ne donneront plus de nouvelles au bout d'un mois.
La cohésion du conseil permet de bien dispatcher les charges de travail, et évite que ce soit toujours les mêmes personnes qui soient sollicité.
Bien souvent il y a la vie de famille, la vie professionnelle et la résidence à gérer.
Si votre conseil syndical n'est pas soudé alors les plus motivés vous lacheront rapidement devant la surcharge de travail.
Déterminer le nombre de membres:
Pour déterminer le nombre de membres du Conseil Syndical pour nous la méthode qui marche c'est 10% du nombre de logements moins un.
En effet lors des votes pour éviter de tomber sur des égalités il vous faudra toujours un chiffre impair.
Choisir ses membres du conseil syndical:
Choisir un CS c'est comme au boulot, il faut mettre les bons profils aux bons postes, nous allons essayer ici de détailler un peu la chose.
Il faut des membres un peu lié à la technologie qui usent et connaissent internet, savent se servir des Emails car une grande partie des contacts se feront par ce moyen.
Vous devez trouver un leader, quelqu'un qui motive les troupes qui a une expérience dans le management si possible permet de mieux gérer le travail ce profil est bon pour un président de CS
Un ou une secrétaire qui fera les pv des réunions, d'occupera des affichages et des mails à envoyer.
Une personne ayant des notions de comptabilité pour le controle des comptes annuels du syndic
Un trésorier si vous décidez de voter un budget de fonctionnement du conseil syndical
Des gens du batiment ou des bricoleurs confirmés, pour les petits travaux de la résidence, pour les devis ces personnes seront d'une grande utilitée.
Enfin des gens de bonne volonté, malheureusement ce n'est pas écris sur leur front et vous aurez surement des surprises cependant
Déterminer les taches de chacun:
Une fois votre conseil validé lors de l'AG lors de la première réunion de celui ci qui doit se tenir dans les 15 jours il faut tout de suite donner les taches à chacun.
Elire le président et le vice président.
Nommer le ou la secrétaire
Déterminer les taches des autres membres, devis, petits travaux etc etc
Si votre résidence comporte plusieurs batiments il faudra que votre CS soit composé de copropriétaires de chaque batiment ce qui évitera les oublis
Organisation des réunions
Les réunions d'un CS sont très importantes elles permettent de discuter des travaux à faire, devis à établir etc etc.
Dans les 3 premières années de vie d'une résidence, il faut organiser des réunions mensuelles, en effet, les différents devis, les différentes réserves prennent du temps et nécessitent un suivi pointilleux
Ensuite sauf cas exceptionnels les réunions peuvent se faire bimensuellement.
Le président du conseil syndical doit faire l'ordre du jour, une réunion sans ordre du jour c'est un fiasco annoncé.
Le président envoie par mail aux membres du CS sont Ordre du jour détaillé et terminera sa réunion par un tour de table
Le ou la secrétaire alors fera le compte rendu de réunion et l'enverra à tous les membres du CS
L'organisation, la communication et la gestion de la résidence via internet se fera sur la page un
CS2.0